terça-feira, 9 de janeiro de 2018

Sincronizando as Tarefas do Cronograma com o SharePoint

Olá pessoal,

Para gerenciar seu portfolio de projetos, seus programas e seus recursos de maneira centralizada e colaborativa, a melhor alternativa para uma organização é utilizar uma plataforma de gerenciamento de projetos integrada – e como você já deve saber (😊), a melhor solução disponível no mercado é a plataforma PPM da Microsoft (Project Online ou Project Server).

Tendo dito isto, um ponto muito interessante é que mesmo as empresas que já utilizam a solução PPM podem ter peculiaridades e necessidades específicas que geram uma boa rodada de discussões – e que, consequentemente, uma vez adotadas e testadas, geram também um bom conteúdo para ser compartilhado aqui para o blog.

Passei por uma situação interessante há algumas semanas.

O Cenário

Uma empresa de consultoria estava utilizando o Project Online a pleno vapor para gerenciar todos os projetos de entregas a seus clientes. Qualquer venda realizada pela área comercial era convertida em um projeto formal no Project Online, para que pudesse ser planejado, executado e monitorado. As diretrizes da companhia determinavam que apenas projetos oriundos de vendas seriam incluídos no Project Online, e sendo assim projetos internos não eram cadastrados na plataforma.

Entretanto, em um certo momento a diretoria e o escritório de projetos entenderam que pequenos projetos internos que não tinham relação com entrega a clientes também deveriam ser gerenciados de maneira colaborativa, pois isso só traria benefícios: 1) os gerentes de projeto não teriam que manter o projeto salvo localmente em suas máquinas; 2) o compartilhamento das informações seria facilitado, uma vez que o cronograma estaria salvo em um local de acesso comum; 3) os membros de equipe atribuídos às tarefas poderiam facilmente visualizar suas atribuições e atualizar as tarefas sob sua responsabilidade.

Só havia uma restrição: os projetos internos não deveriam ser salvos no Project Online para não “poluir o ambiente” e gerar um retrabalho para os membros do escritório de projetos – que teriam de segmentar os projetos internos dos externos em todos modos de exibição, relatórios, painéis e etc.

A Solução

Com este cenário em mente, uma solução que funcionou muito bem foi orientar os Gerentes de Projeto a sincronizar seus cronogramas com uma lista de tarefas do SharePoint. Quando você sincroniza o cronograma com uma lista de tarefas do SharePoint, o cronograma é publicado para um site (novo ou existente), mas ele não faz parte (não é salvo) no Project Online, mantendo assim a estrutura proposta que era separar os projetos corporativos dos projetos internos.

Sincronizando o cronograma

Existem duas maneiras de sincronizar um cronograma com uma lista de tarefas no SharePoint: 1) sincronizar com um novo site; 2) sincronizar com um site existente. Para iniciar o processo de sincronização, uma vez estruturado o seu cronograma, clique em Arquivo > Salvar Como > Sincronizar com o SharePoint.

Na primeira opção, você deve determinar o nome do projeto e o endereço do site com o qual o cronograma será sincronizado. Quando você clicar em Salvar um novo site do SharePoint será criado e as tarefas serão sincronizadas com uma lista de tarefas, e assim qualquer mudança aplicada no projeto será refletida neste site (e vice-versa):



Já a segunda opção permite que você sincronize o cronograma com um site já existente. Para isso, você deverá informar o endereço do site para que o Project verifique se as informações são suficientes e atendem os requisitos para que o cronograma possa ser sincronizado. Uma vez verificado o site, você poderá digitar o nome da lista de tarefas que deseja criar (normalmente o nome do seu projeto):



Uma vez realizada a sincronização, os membros de equipe poderão acessar o site do SharePoint, visualizar suas atribuições e, quando apropriado, atualizar o progresso das tarefas sob sua responsabilidade:






A Microsoft oferece um excelente material sobre a sincronização de cronogramas com o SharePoint (link), que você pode utilizar como leitura complementar a este post.

Espero que você tenha gostado deste post. Você pode baixar aqui a versão digital, caso queira ler o post mais tarde.



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