Criando campos calculados em Tabelas Dinâmicas

Como já falado anteriormente neste post, os relatórios de Tabela Dinâmica são, sem a menor sombra de dúvidas, uma das mais fascinantes e importantes funcionalidades do Microsoft Excel. Só quem já teve que calcular grandes quantidades de informações de maneira manual sabe o poder que é criar e manipular uma Tabela Dinâmica, não é verdade? Neste post irei abordar uma funcionalidade que é oferecida pela Tabela Dinâmica, mas que acaba sendo pouco utilizada pelos seus usuários em geral: a possibilidade de se criar campos calculados.

Imagine que você possua uma planilha com a relação simples dos impostos vencidos de duas empresas que compõem o grupo para o qual você trabalha:

Você deseja criar uma Tabela Dinâmica que consolide os dados, comparando o Valor Original dos impostos com o Saldo Devedor. Coisa simples:

Entretanto, após configurar a Tabela Dinâmica, você percebe que também será necessário apresentar uma informação complementar no relatório, que é a diferença entre o Saldo Devedor e o Valor Original, pois assim terá condições de saber qual o valor efetivo de juros que serão pagos em virtude no atraso no pagamento.

Para resolver esta questão, o caminho natural adotado pela maioria das pessoas seria a criação de uma nova coluna na planilha original, responsável por calcular a diferença entre os dois campos. Em seguida, seria necessário apenas atualizar a fonte de dados e inserir o novo campo na Tabela Dinâmica. Contudo, todavia, entretanto, porém.... você pode criar, na própria Tabela Dinâmica, um campo calculado que faça essa conta. Siga os passos: 

1. Clique na Tabela Dinâmica e, no menu dinâmico Ferramentas de Tabela Dinâmica, clique em Opções
2. Na seção Cálculos, clique em Campos, Itens e Conjuntos e, em seguida, clique em Campo Calculado 

O Excel irá exibir a caixa de diálogo Inserir campo calculado. Renomeie o campo Nome para Juros. Em seguida, clique no campo Fórmula. Selecione abaixo a opção Saldo Devedor e clique em Inserir Campo (você pode também dar um duplo-clique no campo): 

Insira o sinal de subtração e dê duplo clique no item Valor Original: 

Clique em Adicionar e então OK. Nesse momento, o Excel irá acrescentar o campo calculado à Tabela Dinâmica:

Muito bacana essa funcionalidade, não é? A título de informação, a criação de campos calculados em Tabelas Dinâmicas também pode ser realizada com fontes de dados externas (Microsoft Access, Microsoft SQL, Arquivos no formato TXT e etc). Isso é extremamente útil, uma vez que, num cenário como este, não seria tão fácil (e acessível) manipular os dados criando fórmulas na base original.

E se quisesse agora saber qual foi o percentual de juros pagos em relação ao valor original do imposto? Para isso, bastaria criar um novo campo calculado, dividindo o valor do campo Juros pelo campo Valor Original:

O resultado:

Após terminar o trabalho com os campos calculados, você pode visualizar as regras e condições utilizadas em cada campo calculado. Para isso, selecione a Tabela Dinâmica e clique em Opções > Campos Itens e Conjuntos > Listar Fórmulas:

Se quiser fazer alguns testes com a criação de campos calculados, você poderá baixar o arquivo de exemplo deste post clicando aqui. Você também pode fazer o download do arquivo digital deste post em PDF. Para isso, clique aqui.

 

Até a próxima!

Microsoft Project 2013: Avaliação Preliminar

Olá pessoal

Já instalei e estou utilizando a versão beta do Microsoft Project 2013. Entre as interessantes novidades que esta versão oferece, os relatórios são, de fato, matadores. A Microsoft trabalhou muito bem esta funcionalidade, e agora é possível criar relatórios sofisticados, em formato de Dashboards e Painéis Executivos, de maneira muito simples.

Aproveitando, gostaria de compartilhar a análise preliminar que fizemos da ferramenta, a qual foi publicada no Blog da Project SA:

Project Server Blog: avaliação preliminar do Project 2013

Em breve, viremos com mais novidades. Aguardem!

Salvando gráficos como Modelos

Suponha que uma das suas funções seja criar gráficos gerenciais, baseado nas informações geradas no negócio da sua empresa. Normalmente, quem tem esse tipo de atribuição acaba repetindo sempre o mesmo processo no final de cada período (diário / semanal / mensal), desde a coleta das informações até a construção dos gráficos em si.

Uma excelente alternativa para simplificar a construção diária de gráficos e Dashboards no Excel se dá através da opção de Salvar Modelos. Funciona assim: você cria um gráfico, efetua toda formatação necessária para deixá-lo no padrão visual da sua empresa e salva um modelo. Da próxima vez que precisar gerar o gráfico, ao invés de refazer todo processo de construção e formatação, você poderá iniciá-lo a partir do modelo salvo anteriormente.

Veja a planilha abaixo. Ela contém os registros de chamados abertos pelos funcionários de uma empresa para as equipes de suporte durante um determinado período. A necessidade aqui é consolidar a quantidade de casos abertos por três indicadores: Prioridade, Fonte e Tipo de Registro:

Primeiro, vou criar o gráfico que consolidará os chamados por Prioridade. Irei selecionar a tabela de consolidação e inserir um gráfico de Colunas. Depois de criado o gráfico, para facilitar o trabalho, vou usar o comando Mover para transferi-lo à planilha Dashboards:

Em seguida, chega a parte mais bacana do trabalho. É hora de formatar o gráfico de acordo com os padrões definidos para a empresa que trabalhamos. Ao final, cada um terá o resultado de acordo com os recursos aplicados:

Uma vez que você já possua uma formatação personalizada para o gráfico, a qual deverá ser replicada para todos os gráficos que forem construídos a partir de agora, você poderá salvar o gráfico como um modelo. Para isso, siga os passos:

1. Clique no gráfico. O menu dinâmico Ferramentas de Gráfico ficará disponível. Clique em Design e, em seguida, clique no botão Salvar como Modelo:

O Excel irá salvar o gráfico no diretório abaixo:

 ‘C:\Users\<nomedousuário>\AppData\Roaming\Microsoft\Modelos\Charts’

Este que é o local padrão do software para novos para modelos. Escolha um nome para o seu modelo e clique em Salvar:

Agora, da próxima vez que for iniciar um gráfico, você poderá usar o modelo salvo previamente. Para isso, selecione os dados que irão formar o gráfico e clique em Inserir > Outros Gráficos >Todos os Tipos de Gráfico:

Em seguida, clique em Modelos. Você irá visualizar todos os modelos salvos, e poderá escolher entre eles aquele que melhor se encaixar a sua necessidade:

Assim, bastará modificar apenas o título do gráfico para que o trabalho esteja pronto:

Muito bacana, não acha?

Agora é só salvar quantos modelos precisar e acelerar a construção dos seus gráficos e Dashboards.

Link para download deste post aqui.

Até a próxima!

Microsoft Project 2013 - Preview

Olá pessoal,


Notícia quente: a Microsoft acaba de lançar o preview do Project Professional 2013. Uma das novidades, especulação que se confirma, é que a nova versão também será na nuvem, assim como o Office365.


No link abaixo você pode conferir todas as novidades que estarão disponíveis na nova versão do Project. É possível também se inscrever e testar o produto.


Get started now!


http://www.microsoft.com/project/en-us/preview/default.aspx

Evento: PM Tools 2012

Olá pessoal,

A revista Mundo PM (www.mundopm.com.br) realizará um evento nos dias 29 e 30 de Agosto de 2012, em São Paulo, para o público de gestão de projetos - o Expo PM-TOOLS. O evento contará com a presença das principais empresas de soluções de softwares para Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio, as quais farão palestras para divulgação das funcionalidades das suas soluções.

Esta será uma excelente oportunidade para conhecer um pouco mais sobre o que cada ferramenta tem a oferecer, com a possibilidade de contato direto com os maiores especialistas em cada uma delas.

Algumas das empresas confirmadas:

• Microsoft
• Oracle
• HP
• CA
• Compuware
• Totvs
• SAP
• IBM

Maiores informações e inscrições em: http://www.mundopm.com.br/PMTOOLS2012_evento.jsp

Utilizando o Planejador de Equipe no Project 2010

Dentre as novas funcionalidades apresentadas na versão 2010 do Microsoft Project, uma das que oferecem maior ganho de produtividade aos gerentes de projeto, no que tange ao entendimento e gestão das atribuições dos recursos às tarefas do cronograma, é o Modo de Exibição Planejador de Equipe. Este novo modo de exibição permite uma análise mais detalhada das atribuições dos recursos no cronograma, através de uma visualização simples e amigável.

Uma vez que o cronograma foi desenvolvido e os recursos alocados às tarefas, você pode utilizar o Planejador de Equipe para entender melhor as alocações de seu projeto. Para isso, clique na aba Recursos e, em seguida, clique no botão Planejador de Equipe:

Como é possível verificar, o Planejador de Equipe divide as informações de atribuição dos recursos em dois painéis. Do lado esquerdo, os recursos do projeto são apresentados de acordo com o cadastro efetuado na Planilha de Recursos. Já do lado direito da janela as barras do Gráfico de Gantt são exibidas de modo a refletir a alocação desses recursos no projeto, com uma linha única representando as atribuições de cada recurso. Do mesmo modo, as tarefas que estão atribuídas aos recursos mas que ainda não foram agendadas são apresentadas com as cores da barra de tarefas manuais, na coluna Tarefas não Agendadas. Por fim, na parte inferior direita da janela é possível observar as tarefas que estão agendadas, mas que ainda não estão atribuídas.

Ao posicionar o mouse sobre uma tarefa do Planejador de Equipe, o Microsoft Project apresentará informações adicionais da tarefa, em forma de dica:

Para facilitar o entendimento das atribuições pelos gerentes de projeto, o Planejador de Equipe utiliza cores diferenciadas para representar as informações e o status das tarefas atribuídas aos recursos. Vejamos:

Barra do Gantt em tonalidade azul – representa tarefas agendadas automaticamente, que não estão iniciadas:

Barra do Gantt em diferentes tonalidades de azul – representa tarefas agendadas automaticamente, que já foram iniciadas:

Barra do Gantt em tonalidade Turquesa – representa tarefas agendadas manualmente:

Barra do Gantt em tonalidade acinzentada – representa tarefas atrasadas (onde o % concluído não se estende à Data de Status):

Nomes dos recursos em tonalidade vermelha – representa recursos superalocados:

Bordas das barras do Gantt na tonalidade vermelha – representa os períodos de superalocação de um recurso:

Resolvendo problemas de superalocação com o Planejador de Equipe

Ao utilizar o Planejador de Equipe, o Microsoft Project 2010 permite que você possa resolver problemas de superalocação através de diferentes métodos, incluindo:

• Utilização da ferramenta de Redistribuição do Microsoft Project 2010;
• Organizar o agendamento da tarefa superalocada arrastando-a para um período diferente;
• Reatribuir a tarefa superalocada arrastando-a para outro recurso.

Para resolver problemas de superalocação utilizando a ferramenta de Redistribuição do Microsoft Project 2010, selecione o nome do recurso superalocado e clique no botão Opções de Redistribuição, presente na guia Recurso:

Na caixa de diálogo Redistribuição de recursos, selecione as opções que desejar e clique no botão Redistribuir Tudo.

Quando você utiliza a ferramenta de Redistribuição para resolver problemas de superalocação, o Microsoft Project 2010 a resolver usando um dos métodos a seguir:

• O software atrasa tarefas ou atribuições
• O software divide tarefas ou atribuições.

Para obter maiores informações sobre as opções da Redistribuição, clique aqui.

Caso você queira controlar manualmente como as tarefas serão redistribuídas para resolver problemas de superalocação, você pode simplesmente selecionar as tarefas superalocadas e arrastá-las para um período diferente. Veja o exemplo abaixo:

As tarefas Desenvolvimento History Book e Testes Funcionais estão, em um determinado período, atribuídas simultaneamente ao recurso Daniel Esteves, causando um problemas de superalocação. Supondo que a tarefa Testes Funcionais pudesse ser atrasada, você poderia selecioná-la e arrastá-la para que fosse realizada após o término da tarefa Desenvolvimento History Book. Contudo, lembre-se que quando você modifica as datas de uma tarefa utilizando este método, o Microsoft Project 2010 criará uma restrição do tipo Não Iniciar Antes De... automaticamente.

O terceiro método de resolução de superalocações se dá através da atribuição da tarefa para um recurso que esteja disponível no período. Para isso, clique a arraste a tarefa para o recurso desejado ou clique com o botão direito sobre a tarefa e escolha a opção Reatribuir Para:

Por fim, você pode habilitar o Microsoft Project 2010 para resolver problemas de superalocação de maneira automática. Quando esta opção está selecionada, o software efetua a redistribuição de todas as tarefas superalocadas de maneira imediata, bem como resolver novas superalocações que por ventura aconteçam. Para ativar o modo automático de Redistribuição, no Modo de Exibição Planejador de Equipe, clique em Formato à Evitar Superalocações:

Sem sombra de dúvidas, ficou muito mais fácil identificar e resolver problemas de superalocação com o Planejador de Equipe.

Caso necessário, faça o download deste post.


Faça parte de nosso grupo de discussões no LinkedIn - Project na Prática.

Até a próxima!

Modo de Agendamento de Tarefas no Project 2010

Quando se é um usuário de versões anteriores do Microsoft Project (2000, 2003 e 2007, por exemplo), uma das primeiras mudanças sentidas ao utilizar a versão 2010 do software é o Modo de Agendamento das tarefas. Em versões anteriores, as tarefas possuíam apenas um modo de agendamento, que era automático. No Project 2010, as tarefas também podem ser manualmente agendadas, e isso tem causado certa confusão entre os usuários que acabaram de migrar de versão. Mas, o que é e, sendo mais prático, para quê serve o Modo de Agendamento manual?

Você pode utilizar o modo de agendamento manual para criar tarefas que você sabe que deverão fazer parte do seu cronograma, mas que talvez você ainda não tenha informações suficientes sobre seu agendamento. Outra alternativa para o uso de tarefas manuais se dá em cronogramas que possuem maior flexibilidade de agendamento, como por exemplo quando se utiliza como referência a metodologia Ágil.

Quando o Microsoft Project 2010 é acessado, o sistema informa ao usuário, na parte inferior da janela, o Modo de Agendamento definido para as tarefas:

Quando você efetua a digitação das tarefas do cronograma, irá perceber que, a princípio, o Microsoft Project não preenche automaticamente as colunas de Início, Término e Duração, como fazia nas versões anteriores. É importante também notar que as barras das tarefas não são apresentadas no Gráfico de Gantt:

Quando uma tarefa é agendada manualmente, sua duração não precisa seguir as regras de lançamento padrão das tarefas automáticas (que apenas aceitam as medidas de horas, dias, semanas e meses). Veja:

Entretanto, a qualquer momento é possível digitar uma duração às tarefas manuais. Deste modo, as barras passarão a ser exibidas no Gráfico de Gantt:

Caso seja necessário, você também poderá definir as datas de Início e/ou Término das tarefas. Note que o estilo das barras das tarefas no Gráfico de Gantt também sofrem o impacto esta alteração:

Perceba que o ícone da coluna de indicadores de Modo da Tarefa apresenta o símbolo de interrogação para a tarefa Planejamento, pois ainda há informações pendentes para esta atividade:

Convertendo as tarefas para Modo de Agendamento automático

Considerados os benefícios de utilizar o Modo de Agendamento manual em algumas tarefas do projeto, é importante considerar que, a não ser em casos muito específicos, a grande parte das tarefas de um cronograma serão agendadas automaticamente (seguindo assim o padrão das versões anteriores do Project). Nesse sentido, para configurar o Modo de Agendamento das tarefas, considere os cenários abaixo:

• Tarefas manuais já existentes no cronograma devem ser convertidas em automáticas:
• Você pode clicar no ícone da coluna Modo da Tarefa e alterar de Manual para Automaticamente agendado, ou;
• Na guia Tarefa, clicar no botão Agendamento Automático para a(s) tarefa(s) desejada(s):

• Todas as novas tarefas do projeto devem ser configuradas com o padrão de automaticamente agendadas
• Clique no ícone Novas Tarefas na Barra de Status e escolha a opção Agendado Automaticamente, ou;
• Clique em Arquivo > Opções > Cronograma e altere o Modo de Agendamento das tarefas, na seção Opções de agendamento deste projeto:

Alterando o padrão de agendamento do Microsoft Project

Caso você deseje alterar as configurações do Microsoft Project 2010 para que todos os novos projetos tragam o modo automático de agendamento como padrão, execute os seguintes passos:

Clique em Arquivo > Opções > Cronograma. No item Opções de agendamento deste projeto efetue a mudança do projeto que está atualmente aberto para Todos os Novos Projetos. Em seguida, modifique a opção Novas tarefas criadas para Agendada Automaticamente:

Se precisar de material de referência, você pode fazer o download deste post clicando aqui.

Aproveitando, faço o convite para que participe do nosso grupo de discussões sobre o Microsoft Project no LinkedIn:

Project na Prática

Inté!

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UPDATE:

Em Dezembro de 2016 gravei um vídeo no meu canal no YouTube para tratar esse assunto com um maior nível de detalhamento. O vídeo está disponível através do seguinte link:

https://www.youtube.com/watch?v=JuNz_QW4JpQ

Microsoft Showcase: Análise de Valor Agregado no Project

No mês de Março/2012 a Microsoft realizou, em Phoenix – AZ, a Microsoft Project Conference 2012 – um evento dedicado a discutir todos assuntos relacionados ao Microsoft Project e Microsoft Project Server 2010.

O evento reuniu especialistas de todo o mundo, com foco em promover discussões, troca de ideias, dicas, truques e boas práticas adotadas na utilização do software.

A Microsoft disponibilizou em vídeo todas as sessões realizadas na conferência, para aqueles que não puderam participar do evento. Nesse sentido, vou procurar indicar aqui no blog algumas das sessões mais interessantes realizadas durante a MSPC12, começando pela excelente palestra do Andrew Lavinsky sobre ‘Análise de Valor Agregado no Project 2010’:

http://www.microsoft.com/en-us/showcase/details.aspx?uuid=6ee08843-5463-4328-ad9a-b67f6176b446

Bom aprendizado!

Criando Gráficos de dois Eixos (Linha e Coluna)

Como sabemos, os gráficos são, definitivamente, a melhor maneira de exibir informações armazenadas em tabelas. E trabalhar com o Microsoft Excel significa, de um jeito ou de outro, ter que construir gráficos bons gráficos gerenciais.


Uma das maiores dificuldades encontradas pelos usuários do software é a criação de gráficos que utilizem dois eixos para exibir seus valores. Geralmente os gráficos em dois eixos são necessários quando se é necessário comparar informações distintas, como, por exemplo, a quantidade de quilômetros rodados por um carro versus o valor gasto com combustível. Veja o exemplo abaixo:

As informações de KM Rodados, se comparadas com o Valor do Combustível, trariam uma visão distorcida se analisadas no mesmo eixo, pois a escala de valores dos itens é diferente:

Por isso, a melhor alternativa seria trabalhar com eixos distintos para cada tipo de informação, respeitando sua escala de valores:

Configurando um gráfico de dois eixos

Para configurar um gráfico de dois eixos, alguns passos simples são necessários. Vamos utilizar nesse exemplo uma planilha que permite a análise de um determinado investimento no período de 1 ano, comparando o valor de rendimento mensal com os juros daquele período. Veja a ilustração:

Para iniciar a construção e personalização do gráfico, selecione os dados de B7 a N9 (a linha de cabeçalho e os dados mensais de Juros % e Rendimento). Em seguida, clique na guia Inserir > Gráfico:

De acordo com a organização das informações na tabela, o Excel gerou o gráfico acima. Entretanto, as informações disponibilizadas nos eixos estão incorretas, pois o Eixo X (horizontal) deve ser preenchido pelas informações dos meses, e não dos itens Rendimento e Juros %. Para posicionar os eixos de maneira correta, efetue os seguintes passos:

• Clique no gráfico
• Na aba Design, disponível em Ferramentas de Gráfico, clique no botão Alternar Linha/Coluna

O resultado será:

Agora basta fazer os ajustes finais para configurar o gráfico:

• Clique no gráfico
• Na aba Layout, disponível em Ferramentas de Gráfico, vá até a guia Seleção Atual. Há uma caixa de combinação chamada Elementos do Gráfico, onde você poderá selecionar uma área específica do gráfico. Dentre as opções disponíveis, selecione a Série “Juros %”

Isso fará com que todos os dados relacionados a juros estejam selecionados pelo Microsoft Excel. Em seguida, clique em Design > Alterar Tipo de Gráfico e modifique os dados de juros para um gráfico de Linha:

• Você irá perceber que as informações de juros não são passíveis de comparação com os dados de rendimento, uma vez que a escala dos valores não é a mesma. Para corrigir este problema, clique com o botão direito do mouse na linha de juros e escolha a opção Formatar Série de Dados...
• Em Opções de Série, plote os dados no Eixo Secundário do gráfico:

O resultado:

Agora basta formatar o gráfico de acordo com a sua necessidade e, voilá, você tem suas informações do jeito que precisa.

Caso queira, você pode baixar o arquivo digital deste post clicando aqui.

Você também pode exercitar na prática os passos deste post. Para isso, baixe a planilha de exemplo clicando aqui.

Até a próxima!