domingo, 29 de março de 2015

EPM 2013: Vinculando documentos, riscos e problemas às tarefas

Olá pessoal,

Entre as inúmeras vantagens disponibilizadas pela utilização do Project Server 2013 / Project Online, uma funcionalidade que merece destaque é o Site do Projeto. A principal função do site do projeto é oferecer um repositório único para centralização das informações que são geradas ao longo do ciclo de vida dos projetos, assim como aumentar a colaboração da equipe de trabalho.

Com os sites de projeto, as equipes poderão realizar o carregamento de documentos, poderão cadastrar riscos, questões e entregas, assim como ter acesso às principais informações do projeto – como calendários, tarefas do cronograma, fórum de discussões e etc.

Ao realizar o upload de documentos e/ou o cadastro de riscos e problemas, muitas vezes é necessário estabelecer vínculos entre estes items e as tarefas do cronograma, especialmente nos cenários onde os itens possuem impacto direto nas tarefas (caso dos riscos e problemas) ou são o produto final delas (no caso dos documentos).

Abaixo as possibilidades para estabelecimento de vínculos no Project Server 2013 / Project Online.

Vinculando documentos

Para vincular documentos a uma tarefa do cronograma, primeiramente efetue o carregamento do documento ao site do projeto. Em seguida, na lista de links rápidos, clique em Tarefas. Você passará a visualizar a lista de tarefas do cronograma:



Em seguida, clique na tarefa à qual deseja estabelecer o vínculo do documento carregado. Neste caso, a tarefa escolhida será Definição do escopo do projeto. Você passará a visualizar os detalhes da tarefa selecionada:



Clique na opção Mostrar Mais:



A janela será expandida e você passará a visualizar também a opção Adicionar Item Relacionado. Para estabelecer o vínculo, clique neste link:



Uma nova janela será aberta, onde você poderá visualizar todos os ativos disponíveis no site do seu projeto:



Clique em Documentos. Caso você tenha criado pastas na biblioteca de documentos (ou caso um conjunto de pastas padrão tenha sido definida pelo administrador do Project Server 2013), elas serão apresentadas:



Clique na pasta onde está armazenado o documento e, em seguida, selecione o documento desejado e clique em Inserir:



A partir de agora, as informações da tarefa passarão a especificar que a tarefa selecionada possui um vínculo estabelecido com o documento carregado ao site do projeto:




Vinculando riscos e/ou problemas

O processo para estabelecer vínculos entre riscos e/ou problemas com tarefas do cronograma segue o mesmo passo-a-passo que foi utilizado no estabelecimento de vínculo de documentos. Entretanto, você também pode optar por utilizar um caminho alternativo.

Para isso, clique no item que deseja vincular a uma tarefa (neste caso, utilizarei um risco). Após clicar em Riscos, clique no risco desejado para abrir a janela de detalhes do risco. Após abrir as informações do risco, clique em Adicionar item relacionado:



Em seguida, na janela de ativos, navegue até a seção de Tarefas para vincular o risco à tarefa desejada:



A partir de agora, as informações da tarefa passarão a especificar que a tarefa selecionada possui um vínculo estabelecido com o risco/problema cadastrado no site do projeto:




Caso você navegue até o cronograma do projeto, na Central de Projetos, poderá visualizar o ícone de vínculo com a tarefa:


Espero que o post tenha sido útil!

Até a próxima :-D


2 comentários:

  1. Segui o processo para vincular um arquivo a tarefa, no entanto quando verifico nas atividades do recurso que irá executar, os anexos não aparecem, mas olhando na tela onde fiz o vínculo ele está lá no itens relacionados.
    Há alguma coisa que precisa ser habilidade para aparecer o arquivo vinculado?

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    Respostas
    1. Olá Suelen,

      Que bom receber a sua visita aqui :)

      Infelizmente, na janela de tarefas o recurso não irá visualizar o indicador de anexos. A única maneira que ele tem para visualizar que a tarefa possui anexos, se não estou enganado, é quando ele clica no nome da tarefa para ver os seus detalhes.

      Muito obrigado pela visita! Espero que tenha ajudado.

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