Project Online: Gerenciando os Sites de Projeto - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte do post em que estamos tratando sobre a mudança no gerenciamento dos sites de projeto promovida recentemente pela Microsoft. Você pode acessar a primeira parte neste link.

Onde é possível configurar o padrão de criação dos sites de projeto?

Conforme vimos no post anterior, os recursos de gerenciamento de criação de novos sites foram movidos para a seção ‘Tipos de Projeto da Empresa’. Clique na roldana na página inicial e, em seguida, Configurações do PWA. Na parte inferior esquerda da janela de administração do Project Online, clique em Tipos de Projeto da Empresa. Escolha um dos tipos de projeto disponíveis no seu ambiente (neste exemplo, selecionarei o tipo padrão ‘Enterprise Project’). Você irá perceber que uma nova seção chamada ‘Criação de Site’ foi incorporada à esta página:

Vamos agora observar cada uma das opções disponíveis:

Criação de Sites: esta opção irá controlar se os sites de projeto serão criados de maneira automática, manual, ou se não serão criados. Aqui, é importante estar atento a um pequeno detalhe que traduz uma diferença significativa em relação a como o mecanismo de criação de sites funcionava anteriormente: na configuração anterior, a criação de novos sites de projeto estipulava que o administrador do Project Online poderia optar por 'Criar automaticamente um site na primeira publicação do projeto'. Já na configuração atual, o texto especifica que o administrador pode 'Criar um site na próxima publicação'. Isso significa que, quando o usuário cria um novo projeto, o site de projetos não é criado no mesmo instante. De fato, as ações para criação do projeto serão realizadas normalmente, mas o gatilho de criação do site de projetos irá esperar até que o projeto seja novamente publicado, para que assim o site seja criado.

Se o processo de gerenciamento de projetos em vigor na sua empresa tenha uma dependência significativa dos sites de projeto, é importante repassar esse novo conceito com os gerentes de projeto que utilizam o Project Online, pois talvez haja um pouco de confusão quando da criação de novos projetos, uma vez que eles devem esperar que os sites de projeto sejam criados já em seguida à criação dos projetos na plataforma.

Local de Criação de Site: esta é uma das novidades introduzidas. Para cada tipo de projeto da empresa, será possível definir uma coleção de sites para a qual o site de projetos deverá estar associado. Na prática, isso significa dizer o seguinte: suponha que sua coleção de sites original seja a PWA, mas você também possui uma coleção de sites para uma área específica da sua empresa, como RH. Logo, se o tipo de projeto que você está criando tenha como objetivo atender às demandas da área RH, você poderá direcionar todos os sites de projeto que irão nascer a partir do tipo de projeto RH para esta nova coleção de sites. Como resultado, os projetos irão permanecer na coleção de sites PWA, mas os sites serão publicados e estarão disponíveis na coleção de sites RH.

Sincronização: a opção ‘Sincronizar Permissões de Usuário’ deve ser selecionada se você deseja que a cada publicação do projeto o Project Online conceda as permissões adequadas para os recursos de trabalho deste site (isso significa que os membros de equipe deste projeto terão condições de acessar o site para realizar o trabalho colaborativo nas listas e bibliotecas do site, por exemplo). Já a segunda opção, ‘Sincronizar Listas de Tarefas do SharePoint’, quando selecionada, irá copiar as tarefas do cronograma do projeto para a lista de tarefas do SharePoint, disponível no site de projetos, de modo que qualquer pessoa com acesso ao site tenha visibilidade de todas as tarefas.

Neste tópico é importante ressaltar uma informação importante: caso você tenha optado por criar o site de projetos em uma coleção de sites diferente da coleção de sites atual (por exemplo, sua coleção de sites atual é PWA mas você está direcionando o seu site de projetos para a coleção de sites RH) tanto a sincronização de permissões de usuário quanto a sincronização de listas de tarefas do SharePoint não irão funcionar.

Idioma do Site: por fim, a última mudança introduzida permite que você defina qual o idioma padrão pelo qual os sites de projeto serão provisionados

Informações Adicionais

Por fim, faço aqui o convite para que você visite a página da Microsoft que disponibiliza alguns pontos que podem ser utilizados como referência para ajuste do desempenho e performance do Project Online. Trata-se basicamente de um conjunto de práticas recomendadas para configuração e personalização do Project Online.

Ajustar o desempenho do Project Online

E na sua empresa, quais os métodos de configuração dos sites de projeto em vigor? Como esta mudança irá afetar a maneira pela qual você gerencia os seus sites de projeto?

Fico no aguardo do seu feedaback! Um forte abraço!