Olá pessoal,
Um dia desses recebi
um e-mail com a seguinte dúvida: “estou gerenciando um projeto e preciso
resolver uma necessidade: digamos que hoje é dia 25, e no meu cronograma há uma
tarefa que, pelo planejamento, devia ter sido finalizada no dia 20 – porém, até
o momento a tarefa não foi concluída. Eu gostaria de criar uma fórmula que me
permitisse saber quantos dias se passaram entre a data de término planejada da
tarefa e a data atual”.
O Microsoft
Project possui uma série de fórmulas nativas para calcular desvios no
cronograma – o software calcula automaticamente os desvios de Custo, Trabalho, Início, Término e Duração. Além disso, o Project permite que os usuários criem suas
próprias fórmulas e indicadores personalizados, para que possam assim resolver
os cenários em que as fórmulas padrão não oferecem ajuda.
Voltando à dúvida
do e-mail, o Microsoft Project possui uma função interna chamada ProjDateDiff, cujo objetivo é retornar
a diferença de duração existente entre duas datas. Sua sintaxe é bem simples:
ProjDateDiff( Data1, Data2, Calendário )
No argumento Data1 deve
ser inserida a data a ser usada como início da duração. No argumento Data2, a data usada como final. Já o
argumento Calendário deve ser
utilizado para que a função “saiba” quais dias devem ser considerados como
úteis ou não dentro do intervaldo de datas especificado. Se nenhum calendário
for especificado, o calendário padrão do projeto será utilizado como referência
pela função. Veja o exemplo abaixo:
Uma consideração pessoal: ao invés
de utilizar na fórmula o campo Data
Atual, vou utilizar o campo Data de
Status. Isso porque a Data de Status é um elemento fundamental no processo de atualização do
progresso do projeto.
Feitas as
considerações, mãos à obra. Na imagem anterior, observe a tarefa 36: ela
deveria ter sido concluída (de acordo com o Término da Linha de Base), no dia
26/05/2014. Como a tarefa ainda não foi finalizada, a necessidade é saber a
quantidade de dias de desvio entre a data planejada e a data de status.
A primeira coisa
a ser feita é iniciar a criação de um novo Campo
Personalizado. Se você ainda não tem experiência com a criação de campos
personalizados no Microsoft Project, sugiro dar uma conferida nesse post:
Ao começar a
criar o campo, selecione o tipo Duração,
pois o Project deve entregar-nos os dados nesse formato. Em seguida, Renomeie o campo com um nome de sua
preferência; depois disso, clique em Fórmula
e adione a seguinte expressão:
IIf([% concluída]=100
Or [Término da linha de base]>[Data de status];0;ProjDateDiff([Término da
linha de base];[Data de status]))
A tabela abaixo explica a fórmula de maneira mais detalhada:
Eu renomeei o meu campo personalizado para Desvio Planejamento. Em seguida, defini
a Data de Status do meu projeto como 25/07/2014 e, por fim, inseri a coluna que
contém o campo personalizado na Tabela de Entrada. O resultado:
Dessa forma é possível visualizar rapidamente que a tarefa
36, que devia ter sido concluída em 26/05/2014, possui um desvio de 41 dias em
relação ao dia 25/07/2014. Do mesmo modo, ao avançar o cronograma para o
futuro, é possível visualizar que as tarefas que possum o Término da Linha de
Base após o dia 25/07/2014 estão sem desvio:
Achei essa
maneira de olhar para o cronograma bem interessante, tanto que já passei a
incluir essa informação nos meus projetos. E o grande barato é que cada um pode
adaptar a fórmula à sua necessidade. Digamos que você não queira encontrar o
desvio entre a Data de Status e a Data de Término Planejada, mas sim entre a
Data de Status e a Data de Término Atual. Desse modo, basta alterar na fórmula
o campo Término da Linha de Base para o campo Término. Você também pode testar
com os campos Início e Início da Linha de Base. Enfim, vai de você descobrir a
melhor aplicação à fórmula J
Você irá
encontrar o arquivo digital deste post para download aqui.
Não se esqueça
também de fazer parte do nosso fórum de discussões sobre o Microsoft Project no
LinkedIn:
Um abraço e até a
próxima!
