Utilização avançada de calendários no Project

Olá pessoal,

Alguns dias atrás, durante um treinamento, surgiu uma dúvida bastante interessante. O cenário proposto era o seguinte:

“Na minha empresa, configuramos o calendário padrão com os devidos feriados nacionais, pontes e demais datas que a empresa considera como dias não trabalhados. Via de regra, todos os projetos e colaboradores da empresa utilizam o calendário padrão. Porém, há um projeto no qual iremos necessitar de uma pessoa que não faz parte da equipe de projetos e esta pessoa só poderá dedicar esforços às segundas e quartas-feiras. Desta maneira, todas as tarefas do projeto que tiverem a participação dessa pessoa deverão respeitar esta restrição – inclusive, se houver mais recursos atribuídos às tarefas nas quais este recurso participa, estas deverão ajustar as datas para respeitar o calendário de exceção deste recurso. Como resolver?”

Esta é uma dúvida muito pertinente, então acho que vale a pena dedicar um post a este assunto.

Os tipos de calendário do Project

Começando pelo começo... a Microsoft disponibiliza na sua página de suporte um excelente artigo com a visão geral dos calendários no Project. Recomendo muito a leitura do artigo para que você possa entender melhor o mecanismo de funcionamento deste recurso. Um resumo bem resumido do artigo diria que existem as seguintes possibilidades:

• Calendário base: um calendário base é aquele que é utilizado como referência para determinar as horas de trabalho do projeto, das tarefas e também dos recursos. Por padrão, há três calendários base no Project: calendário Padrão, 24 horas e Turno da Noite
• Calendário do projeto: é o calendário que define os dias úteis, as folgas e o horário de trabalho padrão das tarefas. Caso você não efetue nenhuma modificação, o Project sempre irá utilizar o calendário Padrão como calendário do projeto
• Calendário dos recursos: você pode configurar calendários que representem a disponibilidade dos recursos para executar o trabalho. Por exemplo, na sua empresa o calendário Padrão é utilizado em todos os projetos, porém há um determinado departamento no qual os colaboradores só podem dedicar 50% do seu tempo a atividades relacionadas a projetos. Neste caso, o ideal é criar um calendário específico que determine a disponibilidade desses recursos (um outro cenário são as empresas que possuem sistema de revezamento e/ou férias coletivas)
• Calendário das tarefas: o Project também permite que você configure calendários específicos para que determinadas tarefas do projeto sejam executadas em períodos diferenciados. Imagine uma situação onde uma atividade apenas possa ser executada nos finais de semana, pois o trabalho dos colaboradores não pode ser paralisado durante o horário comercial

Funcionamento geral dos calendários

Caso você, ao iniciar o trabalho no Project, não crie nenhum calendário novo (digamos que você adicione as datas de exceção ao calendário Padrão), então o calendário Padrão será o calendário do projeto. Se, ao contrário, você tiver criado um novo calendário, então poderá defini-lo como calendário do projeto utilizando a caixa de diálogo Informações do Projeto, ao clicar em Projeto > Informações do Projeto. Porém, neste exercício, vou considerar que o calendário Padrão foi modificado para absorver as datas de exceção da empresa (feriados, pontes e etc.) e nenhum novo calendário foi criado.

Quando você define o calendário do projeto, os recursos que forem cadastrados também irão utilizar este calendário por padrão, a menos que você efetue uma modificação manual (a exceção ocorre quando você cria um novo calendário após os recursos já terem sido criados).

Já as tarefas, como fazem parte do projeto como um todo, não terão nenhum calendário especificamente definido, e irão seguir o que foi definido no calendário do projeto. Tecnicamente falando, as tarefas possuem, por padrão, o calendário “Nenhum”.

Então, neste cenário, temos:

Calendário do projeto = calendário Padrão

Calendário dos recursos = calendário Padrão

Calendário das tarefas = Nenhum

Como as tarefas se ajustam à disponibilidade dos recursos?

Após toda a explicação teórica, agora vamos começar a resolver o problema colocado no início do post. Para que você possa se situar, o cronograma que estou utilizando neste exercício possui o calendário Padrão como calendário do projeto. O calendário Padrão foi editado para incluir todos os feriados nacionais (fixos e móveis) e nenhuma ponte ou emenda foi considerada.

Agora, como haverá um membro da equipe que poderá trabalhar apenas às segundas e quartas-feiras, será necessário criar um novo calendário que respeite esta restrição. Para isso, clique em Projeto > Alterar Período de Trabalho. Na caixa de diálogo seguinte, clique em Criar Novo Calendário. Como os feriados nacionais previamente cadastrados terão de ser respeitados, então vale a pena manter a opção Criar uma cópia do calendário Padrão selecionada. Dê um nome para o novo calendário (eu irei chamá-lo de Segundas e Quartas) e clique OK:

Em seguida, será necessário determinar que apenas as segundas e quartas-feiras deverão ser consideradas como dias úteis. Sendo assim, ainda na caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique em Semanas de Trabalho. Mantenha a linha [Padrão] selecionada e clique em Detalhes...

A caixa de diálogo Detalhes permite que você modifique o padrão dos dias da semana para o calendário. As opções disponíveis são:

• Usar períodos padrão do Project para estes dias: ou seja, seguir o padrão de trabalho de segunda a sexta-feira, com sábados e domingos sendo considerados dias não úteis
• Definir dias para o período de folga: neste caso, poderíamos configurar uma folga para um dia que é normalmente considerado como dia de trabalho
• Definir dias para os períodos de trabalho específicos: esta opção permite que você determine um período de trabalho não padrão. Por exemplo, poderia determinar trabalho em um sábado; ou então definir um período de trabalho diferente para um dia da semana

Como no cenário atual apenas as segundas e quartas-feiras serão consideradas dias úteis para o recurso, então selecione a terça, a quinta e a sexta-feira e marque a opção Definir dias para o período de folga (você pode selecionar os dias alternadamente mantendo a tecla CTRL pressionada):

Clique OK. Observe que agora o padrão desse novo calendário é considerar apenas segundas e quartas como dias úteis:

O próximo passo é cadastrar a equipe do projeto. Todos deverão estar associados ao calendário Padrão, com exceção do recurso que terá disponibilidade reduzida. Utilize a Planilha de Recursos para cadastrar a equipe:

Voltando ao Gráfico de Gantt, vamos testar alguns cenários. Antes, crie uma nova tarefa (vou chamá-la de Planejamento) com duração de 5 dias e início em uma segunda-feira. Configure a tarefa para que seu tipo seja Unidades Fixas e desmarque a opção Controlada pelo empenho. Defina a tarefa como Modo de Agendamento automático:

Cenário 1: atribuição de um recurso com calendário Padrão

Neste primeiro cenário, atribua um recurso que está associado ao calendário Padrão (vou utilizar o recurso Raphael) à tarefa:

Como já era esperado, nada mudou – uma vez que o recurso possui o mesmo calendário do projeto.

Cenário 2: atribuição de um recurso com calendário Segundas e Quartas

Agora, remova o recurso anterior da tarefa e atribua apenas o recurso com o calendário Segundas e Quartas (Arthur):

Aqui é possível enxergar uma mudança significativa. Como o recurso possui disponibilidade para trabalhar apenas às segundas e quartas, o Project precisa reorganizar o trabalho da tarefa para que este esteja em conformidade com a disponibilidade do recurso. Essa reorganização, consequentemente, afeta diretamente a data de término da tarefa. Caso você esteja curioso para saber como o trabalho foi distribuído ao longo do tempo, poderá selecionar o modo de exibição Uso da Tarefa:

O resultado será:

É possível perceber que o recurso Arthur possui trabalho atribuído apenas às segundas e quartas, como era esperado. Isso nos leva a deduzir que, apesar de o calendário Padrão ter sido definido para o projeto, caso o recurso possua um calendário diferente, este terá prioridade, uma vez que representa a disponibilidade real do recurso para trabalhar nas tarefas do projeto.

Cenário 3: atribuição dos recursos Raphael e Arthur à mesma tarefa

Por fim, vamos testar um terceiro cenário: voltando ao modo de exibição do Gráfico de Gantt, mantenha o recurso Arthur atribuído à tarefa e adicione o recurso Raphael. O resultado:

Aparentemente, não houve uma mudança significativa em relação ao cenário anterior. Porém, se você observar melhor, a duração da tarefa, que antes era de 5 dias, foi alterada para 8 dias. Modifique o modo de exibição para Uso das Tarefas para visualizar as informações de distribuição de trabalho dos recursos:

Agora tudo fica bem mais claro: como a tarefa possui duração de 5 dias e não é controlada pelo empenho, quando você adiciona o recurso Raphael (que está associado ao calendário Padrão), o Project considera que este recurso poderá trabalhar os 5 primeiros dias da tarefa (de segunda a sexta-feira), pois seu calendário assim o permite. Desta forma, ele trabalhará 5 dias diretos e sua participação na tarefa estará encerrada. Em contrapartida, o recurso Arthur (associado ao calendário Segundas e Quartas) só poderá trabalhar em dias específicos, logo, na primeira semana trabalhará apenas dois dias, depois mais dois dias na semana seguinte e encerrará sua participação na segunda-feira da terceira semana.

Porém, esse não era exatamente o resultado esperado. Considerando que a tarefa deverá ser executada apenas de acordo com a disponibilidade do recurso Arthur, o trabalho do recurso Raphael também deveria ser ajustado para atender esta restrição nas tarefas em que eles trabalham juntos.

Atribuindo um calendário a uma tarefa

Para que seja possível resolver o problema e distribuir o trabalho do recurso Raphael da mesma maneira que o recurso Arthur, uma possível solução seria atribuir o calendário Segundas e Quartas ao recurso Raphael. Entretanto, essa não é uma alternativa viável, uma vez que sua disponibilidade deve ser considerada com base no calendário Padrão.

Nesse sentido, dadas as circunstâncias atuais, a melhor alternativa é atribuir o calendário diretamente à tarefa. Para realizar a ação, efetue duplo-clique na tarefa e clique na aba Avançado. Em seguida, na opção Calendário, selecione o calendário Segundas e Quartas e marque a opção O agendamento ignora calendários do recurso, para que o calendário da tarefa tenha prioridade quando houver conflito com os calendários atribuídos aos recursos:

Perceba que a duração da tarefa voltará a ser de 5 dias. Ao selecionar o modo de exibição Uso da Tarefa, também será possível ver que agora o trabalho dois dois recursos está sincronizado nos mesmos dias:

Ufa! Demorou, mas conseguimos atingir o objetivo esperado!

Nota

O comportamento observado ao atribuir um recurso adicional à tarefa pode variar em virtude de uma série de fatores: configuração do Tipo de Tarefa (Duração Fixa, Unidades Fixas ou Trabalho Fixo com ou sem controle de empenho), Unidades Máximas do Recurso (disponibilidade) e Unidades de alocação à tarefa (Atribuição). Portanto, caso você observe um resultado diferente, atente-se a estas configurações para conseguir atingir o mesmo resultado deste exercício.

Links complementares

Para finalizar, gostaria de compartilhar alguns links interessantes que podem complementar o estudo sobre os tópicos discutidos neste post:

Post: Gerenciando a disponibilidade dos recursos no Microsoft Project

Suporte Microsoft: Trabalhar com Calendários no Microsoft Project

Suporte Microsoft: Visão Geral – Usando Calendários no Microsoft Project

Post: Excluindo Calendários no Microsoft Project

Suporte Microsoft: Alterar o Tipo de Tarefa que o Project usa para calcular a duração da tarefa

Arquivo digital

O arquivo digital deste post, em PDF, está disponível para download aqui:

https://app.box.com/s/b85ezk16r2lzglkez4rs3h1gnshd02g1

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É isso aí pessoal! Espero que tenham gostado do post! Até a próxima!

Novo Canal no YouTube

BREAKING NEWS:

Raphael Santos agora também está no YouTube!

Pois é, a partir de agora, além dos tradicionais posts, estou abrindo oficialmente um canal nessa mídia social. Aqui o endereço do canal:

https://www.youtube.com/c/raphaelsantosnet

Para marcar o início dos trabalhos, acabei de publicar o primeiro vídeo, compartilhando algumas informações sobre o set up inicial do Microsoft Project:

Espero que gostem do canal. Para estarem sempre informados sobre os novos vídeos, é só se inscrever!

Fiquem ligados, pois muita coisa legal será compartilhada por lá!

Um abraço!

Project Server 2016 - Lançamento Oficial

Olá pessoal,

Na semana passada o Project Server 2016 foi oficialmente lançado e disponibilizado para o público em geral. Abaixo uma lista de novidades e melhorias introduzidas nessa versão da plataforma, conforme listado no blog oficial do time de produto da Microsoft:

• Evolução do Gerenciamento de Recursos: na versão 2016 do Project Server, o gerenciamento de recursos ganha um novo modelo de interação entre os Gerentes de Projeto e Gerentes de Recurso, com a introdução da funcionalidade Compromissos de Recursos. Como os leitores do blog já sabem, essa funcionalidade já foi discutida anteriormente aqui e aqui.
• Performance e Escalabilidade: nos bastidores, o mecanismo de funcionamento do Project Server 2016 foi construído utilizando como base o mesmo código utilizado pelo serviço oferecido na nuvem (Project Online).... isso é traduzido em uma melhoria significativa na escalabilidade de performance do Project Server 2016. Há dois artigos muito bons que oferecem maiores detalhes sobre os itens melhorados, aqui e aqui.
• Consolidação da Infraestrutura: essa, uma mudança significativa: no Project Server 2016, os bancos de dados são armazenados no banco de dados de conteúdo do SharePoint. Dessa maneira, a administração da FARM do SharePoint é simplificada, pois agora cada nova instância do PWA não requer mais um banco de dados dedicado. Fique ligado, pois pretendo falar um pouco mais sobre este assunto em uma outra postagem.
•  Instalação simplificada: o Project Server 2016 é agora parte integrante do SharePoint Server 2016 Enterprise... isso significa que, diferente da maneira como era feito antes, a instalação é realizada uma única vez, quando o próprio SharePoint é instalado.
• Melhorias na Experiência do Usuário: há diversas melhorias realizadas na maneira como a navegação é realizada que foram introduzidas nesta versão, como por exemplo a possibilidade de criação de múltiplas Linhas do Tempo na Central de Projetos.

Para obter mais informações sobre o novo Project Server 2016, você pode conferir o site do TechNet neste link:

https://technet.microsoft.com/library/cc303399(v=office.16).aspx

Do mesmo modo, a Microsoft também disponibiliza uma versão de avaliação da plataforma neste link:

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=51493

É isso aí! Para quem pensa em estruturar a área de Gerenciamento de Projetos com uma ferramenta mundialmente reconhecida pela sua excelência, essa é a hora.

Um abraço!

Office 365 Project Portfolio Dashboard

Olá pessoal,

Sempre que possível, tento avaliar e compartilhar informações sobre bons aplicativos que são disponibilizados na Office Store para os produtos da família Office, versões 2013 e 2016.

No post de hoje, vou comentar sobre dois aplicativos especiais: o Office 365 Project Portfolio Dashboard e o Project Portfolio Dashboard for the iPad. Estes são dois aplicativos para Project Server e Project Online que foram disponiblizados pela Microsoft na útlima semana (após serem adquiridos no final do ano passado da empresa que eu trabalho, a Sensei Project Solutions). E, o melhor de tudo: os aplicativos estão disponíveis de graça.

Com a utilização do Office 365 Project Portfolio Dashboard e/ou do Project Portfolio Dashboard for iPad, Gerentes de Portfolio e Visualizadores de Portfolio (usuários com papel de Executivos) podem visualizar informações importantes sobre o portfolio de projetos, tarefas, recursos, riscos, issues e etc., através de um conjunto de Dashboards pré-configurados.

Aqui alguns links úteis:

Anúncio oficial do lançamento do Office 365 Project Portfolio Dashboard

Principais funcionalidades do Office 365 Project Portfolio Dashboard

Principais funcionalidades do Project Portfolio Dashboard for the iPad

Versão Web

A versão web, que pode ser instalada na instância do Project Online/Project Server, pode ser visualizada através do seguinte link:

Office 365 Project Portfolio Dashboard

Para instalar o aplicativo no seu ambiente siga, os passos:

No Project Server / Project Online, clique na engrenagem de configurações e, em seguida, clique em Adicionar um aplicativo:

Em seguida, digite o código WA104380116 na janela de busca:

A partir daí, você será direcionado à Office Store. Siga os passos para instalar o aplicativo:

Após finalizada a instalação, você visualizará o aplicativo na biblioteca de conteúdos do site:

E então a mágica acontece:

Versão iPad

A versão para iPad pode ser baixada diretamente na Apple Store. Depois de instalado, você deverá inserir as suas credenciais para que possa baixar os dados do servidor e começar a visualizar os Dashboards:

Permissões

Uma nota importante sobre as permissões: mesmo utilizando o modo de permissão do Project Server, é necessário utilizar os seguintes grupos do SharePoint para garantir que os usuários possuam o nível de acesso adequado para baixar os dados que irão alimentar os dashboards:

Administrator for Project Web App

Portfolio Manager for Project Web App

Portfolio Viewer for Project Web App

Para mais informações, visite o link: https://blogs.technet.microsoft.com/projectsupport/2016/04/22/project-online-new-office-365-project-portfolio-dashboard-apps-are-live/


É isso aí. Excelentes aplicativos, que irão ajudar muito no entendimento dos dados do portfolio para a tomada de decisão.

Um abraço e até a próxima!

Compromissos de Recursos - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Adoção e utilização dos compromissos de recursos

Uma vez ativada a funcionalidade pelos administradores, os gerentes de projeto poderão iniciar a utilização e a adoção dos compromissos de recursos no processo de gerenciamento de projetos da companhia. Esse é um trabalho que, idealmente, deve ser realizado na fase de planejamento – quando ainda não temos um cronograma 100% definido e a alocação dos recursos ainda está baseada em estimativas (como hoje é feito através do Planejamento de Recursos). Porém, a depender da metodologia e dos processos em vigor em cada empresa, também é possível realizar as solicitações em um cronograma real (que esteja em andamento, por exemplo), com recursos nominais.

Para os exemplos desse post, o seguinte cenário fictício foi criado:

• Uma nova ideia de projeto foi submetida para avaliação no Project Online
• Após estudo da viabilidade inicial e verificação da aderência aos objetivos estratégicos, a ideia foi aprovada
• O próximo passo será realizar as estimativas de demanda dos recursos que serão necessários para a realização do projeto (mesmo considerando que ainda não há um cronograma)

Para realizar esta ação, você deverá acessar o projeto através do Project Desktop 2016. Caso ainda não tenha criado a equipe de projeto, adicione os recursos corporativos ao projeto (nominais ou genéricos). Em seguida, na guia Recursos do Ribbon, clique em Planejador de Equipe e escolha o modo de exibição Planejamento de Recursos:

O modo de exibição Planejamento de Recursos é o local onde todos os compromissos de recursos serão controlados. Ele apresenta a seguinte visualização:

Inicialmente, eu adicionei dois recursos corporativos ao meu projeto: Arthur Rodrigues (um recurso nominal) e Gerente de Projetos (um recurso genérico). Vamos supor que, de acordo com o meu planejamento, pretendo contar com o Arthur durante o mês de Abril/2016, considerando 50% de sua capacidade. Para isso, no modo de exibição Planejamento de Recursos, clique na opção Adicionar Compromisso. Na caixa de diálogo Informações de Compromisso, você poderá determinar as características que o compromisso irá conter:

Após inserir todas as informações relevantes, clique em OK. Perceba que a linha do compromisso será adicionada logo abaixo o nome do Arthur, e seu status será Rascunho (pois o compromisso ainda não foi submetido à aprovação):

Agora digamos que, de acordo com as nossas estimativas, o Gerente de Projetos precisará atuar no projeto entre os meses de Março a Junho de 2016, com um total estimado de 60 horas. Dessa maneira, selecione o gerente de projetos e adicione o compromisso com essas características:

Perceba que como para o gerente de projetos foram solicitadas 60 horas a serem distribuídas ao longo de 4 meses, o Project Desktop calculou automaticamente suas unidades de atribuição propostas para 9%:

Caso você queira descobrir a quantidade de trabalho proposto para cada um dos recursos (ou seja, seu esforço em horas), clique com o botão direito no grip à direita dos compromissos e escolha a opção Trabalho Proposto:

Isso fará com que você passe a visualizar não só as unidades de atribuição, mas também as horas a serem consumidas por cada um dos recursos em cada um dos seus compromissos:

É importante notar que você pode controlar as informações que deseja exibir no grid, a depender da sua necessidade. Outro ponto importante é que você poderá modificar as unidades de atribuição (ou as horas propostas) manualmente, caso queira realizar sua redistribuição ao longo dos meses.

Quando estiver pronto para submeter as horas propostas à aprovação, clique em Enviar e escolha a opção que lhe for mais conveniente (enviar todos os compromissos ou apenas os selecionados):

Perceba que o status dos compromissos passará de Rascunho para Proposto:

Revisão dos compromissos de recursos

Entra em cena agora um novo ator: o Gerente de Recursos. Quando os compromissos de recursos são submetidos pelos gerentes de projeto, caberá ao Gerente de Recursos analisar as demandas propostas e, conforme a disponibilidade dos recursos, aprovar, recusar ou propor uma modificação no compromisso.

Ao acessar o PWA, o Gerente de Recursos poderá selecionar os recursos desejados e visualiar o seu Mapa de Calor de Compromissos e Capacidade. Perceba que para os recursos selecionados – Arthur e Gerente de Projetos, as horas submetidos no projeto “Novo Projeto” estão sendo exibidas:

Em seguida, o Gerente de Recursos também poderá navegar à página Solicitações de Recurso para visualizar os compromissos propostos para os recursos selecionados:

Suponha que, neste cenário, as horas do Gerente de Projetos serão aprovadas sem ressalvas. Assim, o Gerente de Recursos poderá selecionar o compromisso e clicar em Aceitar:

Porém, vamos supor que o recurso Arthur Rodrigues estará alocado em uma atividade interna (não relacionada a projetos) e não estará disponível durante o período proposto. Desse modo, o Gerente de Recursos poderia: a) Rejeitar o compromisso; b) Editar o compromisso alocando as horas em um período diferente do proposto; c) Sugerir a troca do recurso proposto por outro recurso que tenha disponibilidade no período desejado.

Vamos utilizar, neste exemplo, a opção C. Selecione o compromisso do Arthur e clique em Editar Compromisso. Na caixa de diálogo apresentada, você poderá modificar o compromisso, atribuindo-o a outra pessoa:

Neste exemplo, estamos transferindo a solicitação de compromisso do recurso Arthur para a Melissa. Clique em OK para finalizar a edição – assim, você poderá deixar um comentário para que o gerente de projetos saiba o motivo da mudança:

Atualizando as solicitações de compromissos

Ao acessar novamente o Project Desktop, o gerente de projetos poderá clicar em Atualizar para verificar se há novidades em relação aos compromissos submetidos:

Ao clicar em Exibir Contratos, será possível identificar as respostas às solicitações efetuadas (com seus respectivos comentários):

Sugiro que você insira a informação Trabalho Comprometido no grid de visualização, pois assim terá condições de visualizar as horas propostas e comprometidas de cada um dos recursos.

Bem, é isso aí... os compromissos de recursos representam uma mudança significativa na maneira pela qual a demanda dos recursos será analisada e controlada, tanto no Project Online quanto no Project Server 2016 – além de representar também uma mudança profunda no relacionamento entre os gerentes de projeto e os gerentes de recurso.

E você, o que achou dos compromissos de recursos? Pretende implantar esse método de trabalho na sua companhia? Deixe seus comentários e opiniões J

Um abraço e até a próxima!