Olá pessoal,
O Project Online, assim como o Project Server, permite que a cada
novo projeto criado a plataforma também crie automaticamente um Site de Projetos. De um modo geral, o
site de projetos é um espaço centralizado e exclusivo que deve ser utilizado
para o trabalho colaborativo entre os membros do projeto, de maneira que toda a
informação gerada ao longo do seu ciclo de vida seja coletada, organizada e compartilhada.
Os integrantes do projeto (e também os demais usuários com as devidas permissões)
poderão utilizar o site de projetos para:
Armazenar arquivos (documentos, planilhas, apresentações, fotografias e etc.)
Coletar e monitorar Riscos e Problemas
Visualizar as tarefas do cronograma
Visualizar as entregas do projeto
Ter acesso a modelos de documento homologados na empresa (termo de abertura, relatório de status, declaração de escopo e etc.)
Apesar de o site de projetos padrão disponível no Project Online
/ Project Server oferecer um bom número de recursos e funcionalidades, muitas
empresas sentem a necessidade de extender a sua utilização, de modo que seja
possível criar listas personalizadas para coletar e gerenciar informações
adicionais relevantes ao projeto. Alguns exemplos são:
Para que seja possível extender as funcionalidades do site de projetos, a
plataforma PPM permite a criação de um modelo de site personalizado que pode
ser aplicado a todos os novos projetos da companhia. Este post irá explorar o
passo-a-passo necessário para sua construção.
Antes de começar: definição das Configurações de
Provisionamento
Antes de iniciar o processo de construção do modelo de site personalizado,
é importante que você defina as Configurações
de Provisionamento de sites de projeto no seu ambiente. Essas configurações
formam parte das Políticas Operacionais em vigor no PWA, e irão definir itens
fundamentais relacionados ao provisionamento de sites, como por exemplo sua
URL, as propriedades padrão do site e também suas configurações de criação (ou
seja, se o Project Online / Project Server deverá criar um novo site de maneira
automática toda vez que um novo projeto for publicado pela primeira vez). Caso
você tenha dúvidas e queira saber mais sobre as opções de configurações de
provisionamento de sites, visite o link abaixo:
Configurando o Site de Projetos Modelo
Uma vez definidas as políticas operacionais, podemos iniciar o processo de
criação do site de projetos modelo. Abaixo o passo-a-passo.
Passo 1: Criação de um novo subsite
O primeiro passo deve ser a criação de um novo subsite abaixo
do site raiz (PWA). Este subsite deve ser customizado para que contenha todas
as funcionalidades e recursos que fazem parte do processo de gerenciamento de
projetos da companhia. Para criar um novo subsite, navegue até o PWA e clique
no ícone de Configurações > Conteúdo do Site:
Na página seguinte, cliquem em Novo > Subsite:
Em seguida, você deverá definir
as características do site, como nome, endereço da URL, idioma e qual o modelo
a partir do qual ele será criado. Utilize o exemplo abaixo como referência e
modifique os itens que forem adequados à sua empresa (nome do site e URL). Em Selecione um modelo, utilize a opção Site do Projeto.
Em Permissões, mantenha
selecionada a opção “Usar as mesmas
permissões que o site pai”. Em Navegação,
modifique a opção “Exibir este site na
barra de links superior do site pai” para Não. Por fim, em Herança de Navegação, mantenha a opção
“Usar a barra de links superior do site
pai” como Não. Clique em Criar
para criar o novo subsite.
Passo 2: Ativação da ‘Conectividade do Project Web App’
Uma vez criado o novo subsite, será necessário ativar a
funcionalidade “Conectividade do Project Web App”. Essa funcionalidade fornece
as listas de Riscos, Problemas e Entregas do Project Online / Project Server.
Para ativar o recurso, no subsite, clique no ícone de Configurações > Configurações
do Site. Na página seguinte, no contexto do grupo Ações do Site, clique em Gerenciar
Recursos do Site. Utilize o cursor para rolar a página para baixo até
encontrar a opção “Conectividade do Project Web App”. Clique em Ativar:
Você irá perceber que as listas
de Entregas, Riscos e Problemas serão adicionadas ao subsite:
Passo 3: Customização do Subsite
Neste passo você deverá realizar as customizações necessárias ao subsite,
as quais deverão fazer parte do modelo de site de projetos da sua empresa. Você
poderá criar novas Listas personalizadas, organizar a Biblioteca de Documentos,
reorganizar os links de navegação do Início rápido entre outras ações. Abaixo
alguns links úteis:
Criação de Listas Personalizadas:
Configuração da Biblioteca de Documentos:
Organização dos links no Início rápido:
Passo 4: Salvar o site como modelo
Uma vez realizadas todas as customizações no subsite, você
deverá então salvá-lo como um modelo, de modo que possa utilizá-lo no Project
Online / Project Server como padrão para a criação de novos sites quando novos
projetos forem publicados pela primeira vez. Para isso, ainda no subsite,
clique no ícone de Configurações
> Configurações do Site. Na
página seguinte, no contexto do grupo Ações
do Site, clique em Salvar site como
modelo. Você deverá fornecer um nome para o arquivo, assim como para o
modelo que será salvo. Caso você tenha criado uma estrutura de pastas que
deverão estar disponíveis em todos os novos sites (ou caso você tenha incluído
modelos de documentos que deverão estar disponíveis nos sites), selecione a
opção Incluir Conteúdo para que
esses elementos sejam carregados e salvos no contexto do site:
Clique em OK para salvar o modelo.
Passo 5: Associar o modelo de site aos Tipos de Projeto da
Empresa
Uma vez salvo o modelo de site, você precisará associá-lo aos
Tipos de Projeto da Empresa (EPTs) que irão utilizá-lo. Para isso, no site raiz
(PWA), clique no ícone Configurações
> Configurações do PWA.. Em
seguida, em Páginas de Detalhe de Fluxo
de Trabalho e Projeto, clique em Tipos
de Projeto da Empresa. Clique no tipo de projeto que deverá utilizar o
modelo de site e navegue até o final da página. Em Modelo de Site de Projeto, selecione o modelo que acabou de ser
salvo:
Clique em Salvar e repita o
útimo passo caso você queira utilizar este modelo de site em outros tipos de
projeto no seu ambiente.
A partir de agora, caso as configurações de provisionamento em vigor no
Project Online / Project Server estejam definidas para que um novo site seja
criado automaticamente na primeira publicação do projeto, os novos projetos
criados irão utilizar o modelo pré-definido.
Informações Importantes!
Para finalizar este post, é prioritário deixar claro dois
pontos importantes:
1) Os sites de projeto criados antes do desenvolvimento deste modelo não
serão modificados para que estejam em conformidade com as características/configurações
do site modelo. Apenas os sites criados após a associação do modelo com os
tipos de projeto é que assumirão as novas características
2) Sua empresa pode ter diferentes sites para diferentes tipos de projeto.
Por exemplo, suponha que você possua projetos de TI, Marketing e Engenharia.
Você poderá criar diferentes modelos de site para atender as diferentes
necessidades de cada área, e depois associar os modelos criados com os seus
respectivos tipos de projeto (EPTs)
É isso aí pessoal. O post ficou grande, mas o objetivo era detalhar o
passo-a-passo para oferecer a maior quantidade possível de informações.
Caso você queira baixar a versão digital deste post, ele está disponível neste link:
Espero que gostem!
Um abraço e até a próxima!
