Guest Post: Boas práticas para atribuição de recursos de custo no Microsoft Project

Olá pessoal,

Depois de quase um ano de intervalo, tenho bastante satisfação em poder novamente traduzir um post gringo no quadro “guest post” aqui no blog. Há cerca um ano trouxemos o Erik van Hurck, diretamente da Holanda, para falar sobre os campos de percentual concluído no Microsoft Project.

O convidado de hoje é um peso-pesado na comunidade: Ben Howard (@benjamin_howard), é um Microsoft Project MVP baseado na Inglaterra, com atuação em projetos para a implantação do Microsoft Project Server e Project Online. Além disso, Ben também é um costumaz palestrante em eventos Microsoft (que eu me lembre, já vi pelo menos 5 palestras dele em conferências que tive a oportunidade de participar), além de possuir um excepcional blog – que desde sempre está na minha lista de favoritos: http://www.applepark.co.uk/ben-howard-blog/  

Feitas as devidas introduções, vamos lá: o post de hoje tem como objetivo compartilhar uma “boa prática” para atribuição de recursos no Microsoft Project que é pouco utilizada (para não dizer desconhecida) pelos gerentes de projeto de uma maneira geral: a não-atribuição de recursos do tipo Custo com outros tipos de recurso (Material ou Trabalho) em uma mesma tarefa. O post original publicado por Ben Howard pode ser acessado neste link (vale a pena ressaltar que neste post não será feita uma tradução fidedigna do post publicado pelo Ben. Vou usar a ideia geral como ponto de partida, porém adotarei meus próprios termos e acrescentarei informações complementares quando julgar necessário).

Antes de iniciar a discussão que será tema central deste post, vale a pena recordar rapidamente os tipos de recurso disponibilizados pelo Microsoft Project:

• Recursos de Trabalho: de uma maneira geral, são as pessoas e/ou papéis que serão responsáveis por executar as tarefas do projeto, e sua utilização geralmente é medida em trabalho (esforço). Por exemplo, podemos atribuir uma tarefa que exigirá 8 horas de esforço ao recurso Raphael
• Recursos Materiais: os recursos materiais, como o próprio nome sugere, são geralmente os bens de consumo que serão utilizados ao longo do projeto, e sua utilização geralmente é medida em unidades. Para um projeto de construção civil, por exemplo, pode ser necessária a utilização de sacos de cimento, areia, pedra e etc.
• Recursos de Custo: os recursos do tipo custo são aqueles que, apesar de não serem medidos em trabalho ou unidades, requerem algum desembolso financeiro ao longo do projeto. Como exemplo temos custos com refeições, deslocamento e transporte, hospedagem e etc

A atribuição de recursos e o impacto no Custo Real

Suponha que você esteja gerenciando um determinado projeto no qual um conjunto de tarefas acontecerá na sede do seu cliente, exigindo que o responsável pela execução das atividades tenha de se deslocar até o local de sua execução. Adicionalmente, vamos supor que o processo de gerenciamento de projetos em vigor na sua companhia exige que você controle minuciosamente o custo das atividades do projeto, afim de garantir que tudo seja entregue dentro do orçamento aprovado.

Você então efetua o cadastramento de quatro recursos no seu cronograma:

• O recurso Consultor, tipo Trabalho com taxa padrão de R$ 120
• Os recursos Hospedagem, Deslocamento e Refeição, todos do tipo Custo

Em seguida, você desenvolve o seu cronograma com base na EAP construída para o projeto (aqui irei apresentar um exemplo simples, apenas para que possamos testar o cenário proposto):

No exemplo acima, a atividade “Levantar requisitos funcionais” terá como objetivo o entendimento, junto às áreas de negócio, dos principais requisitos de configuração do sistema, de modo que este possa ser customizado para suportar os processos em vigor no seu cliente. Ela será uma tarefa de 40 horas de esforço, com duração de 5 dias.

Contudo, como a tarefa será realizada no ambiente do cliente, também será necessário considerar os gastos com deslocamento (passagem aérea, taxi e etc.), hospedagem e alimentação.

Via de regra, em um cenário normal a atribuição dos recursos à tarefa Levantar requisitos funcionais seria realizada da seguinte maneira:

• Atribuição do recurso Consultor com unidades a 100% (representando as 40 horas de esforço necessárias)
• Atribuição de cada um dos recursos do tipo Custo (Hospedagem, Deslocamento e Refeição) com o respectivo custo estimado para cada um dos itens

No exemplo abaixo, a exibição do Gráfico de Gantt foi acrescida do Formulário de Tarefas (você pode exibir o Formulário de Tarefas ao clicar com o botão direito do mouse no Gráfico de Gantt e selecionar a opção Mostrar Divisão), com foco em custos. Este modo de exibição apresenta um resumo das atribuições:

Perceba que, de acordo com as atribuições realizadas, caso não aconteça algo inesperado, o custo da tarefa Levantar requisitos funcionais será de R$ 10.110, distribuído da seguinte maneira: R$ 4.800 com os custos do Consultor, R$ 3.210 de Hospedagem, R$ 1.450 de deslocamento e R$ 650 de refeição.

O problema neste tipo de atribuição se dá na hora de iniciar o lançamento das informações reais do projeto... imagine que você chegou ao final da fase de planejamento, revisando as tarefas e salvando a Linha de Base para o cronograma. Então, você dá início à fase de execução do projeto, começando a coletar as informações de progresso enviadas pelos membros da sua equipe, e então você recebe a notificação de que a tarefa Levantar requisitos funcionais foi concluída. Eis então o problema: ao atualizar o campo percentual concluído para 100%, a coluna Custo Real será atualizada apenas para o recurso Consultor:

Isso significa que, na prática, caso seja necessário atualizar o Custo Real para os recursos do tipo custo, esta ação teria de ser feita à mão ☹

Este comportamento se dá pelo seguinte motivo: caso uma tarefa possua atribuições de recursos do tipo custo e trabalho e o percentual concluído seja utilizado para acompanhar o seu progresso, o software irá atualizar o progresso para os recursos de trabalho, mas não para os de custo (afetando assim o cálculo do Custo Real). Este comportamento do software é desconhecido pela grande maioria dos usuários do Microsoft Project, e por isso é tão importante ter conhecimento de como o software calcula as atribuições para que seja possível planejá-las de maneira adequada.

Adicionalmente, é importante reforçar os seguintes pontos:

• A atribuição na mesma tarefa de recursos de custo e material também apresentará os mesmos resultados (ou seja, na medida que informarmos o percentual concluído, os custos são calculados apenas para os recursos materiais)
• Já o mesmo não é verdadeiro caso recursos de trabalho e material sejam atribuídos à mesma tarefa. Nesse caso, o software efetua o cálculo de custos para os dois tipos de recurso na medida em que o percentual de conclusão é informado

Boas práticas de atribuição: separe os recursos de custo em tarefas específicas

Para que seja possível realizar o cálculo de atribuição dos recursos de custo, as boas práticas sugerem a criação de uma tarefa separada, que terá como objetivo receber apenas atribuições deste tipo de recurso. Perceba abaixo a criação de uma nova tarefa chamada “Visita ao cliente [Custos]”:

Deste modo, ao atualizar as tarefas como concluídas, iremos perceber que os cálculos do Custo Real são realizados da maneira esperada para a nova tarefa:

Fica aqui então a lição aprendida de que, caso a análise e controle dos custos seja importante nos projetos aos quais gerenciamos, então devemos separar as atribuições de recursos de custo dos demais tipos de recurso para obtermos os resultados adequados.

Nota de agradecimento

Gostaria de deixar registrado o meu muito obrigado ao Ben Howard por ter sido tão gentil em compartilhar o seu material para os leitores aqui do blog!

Espero poder retribuir um dia desses com um pint bem gelado nos arredores de Liverpool 😊. Cheers!

Lembrando que você pode baixar o arquivo digital deste post (em versão PDF) clicando neste link!

Um abraço e até o próximo post.