Olá pessoal,
Com o lançamento da versão 2013 da
suíte de gestão de projetos corporativos, a Microsoft seguiu uma tendência
irreversível e também disponibilizou o Project Server na nuvem – o qual recebeu
o nome de Project Online. Com a vantagem de não requerer infraestrutura para instalação, além
da facilidade de setup e a disponibilidade de acesso de virtualmente qualquer
lugar, o Project Online se mostra uma ótima alternativa para empresas que
precisam levar seus portfólios, programas e projetos para um nível corporativo,
a um baixo custo.
Entre as muitas novidades
do Project Online, a criação de Relatórios e Dashboards é uma das que mais
sofreram alterações – em se comparando ao método tradicional das versões
anteriores. Diferentemente do Project Server 2013 On-premisses, no Project
Online não há o acesso direto às tabelas do SQL, e toda coleta de informações
disponíveis deverá ser realizada através de conexões OData (Open Data
Protocol). Nesse sentido, o objetivo deste post é oferecer um guia rápido em
como criar relatórios através de conexões OData para o Project Online.
Se quiser saber mais sobre o Open
Data Protocol, visite os links abaixo:
Antes de começar
Para que os usuários da sua empresa
consigam acessar e atualizar os relatórios que você criou através de um
navegador, é necessário que você defina as permissões para o Project Web App.
Para efetuar as configurações necessárias, visite o link abaixo:
Criando a conexão de dados
Para
se conectar ao feed OData e iniciar a construção de Dashbords no Project Online,
o usuário precisa ter o Microsoft Excel 2013 instalado na máquina. O serviço
OData deve ser acessado através da URL do Project Web App da sua empresa, de
acordo com a seguinte estrutura:
http://ServerName/ProjectServerName/_api/ProjectData/$metadata
Para
se conectar a um feed que contém as informações de projetos, por exemplo, você
teria de utilizar a seguinte consulta:
http://ServerName/ProjectServerName/_api/ProjectData/Projects
No
Excel 2013, clique em Dados > Obter Dados Externos > De Outras Fontes > Do Feed de Dados OData:
Na caixa de diálogo aberta, insira a
URL do Project Web App da sua empresa. Caso você queira visualizar todas as
tabelas disponíveis (Projetos, Recursos, Tarefas, Riscos e etc.), poderá optar
por não especificar diretamente a extensão dos metadados desejados, utilizando
a seguinte estrutura:
http://ServerName/ProjectServerName/_api/ProjectData/
Após
especificar o endereço da URL, clique em Avançar.
Saiba que que durante o processo de obtenção de dados, pode ser necessário
efetuar o login com uma conta válida. Interessante reparar na mensagem da
Microsoft J
Uma
vez reconhecida e autenticada a fonte de dados, as tabelas do Project Online
que contém as informações da sua empresa serão exibidas e poderão ser
selecionadas para que a conexão seja criada:
Escolha
a tabela Projetos e clique em Avançar. Na caixa de diálogo seguinte,
confirme a criação da conexão clicando em Concluir.
Para finalizar a obtenção dos dados, exiba o resultado da consulta em um Relatório de Tabela Dinâmica e clique
em OK. Após
obter os dados e gerar a tabela dinâmica, você irá visualizar todos os dados
disponíveis para sua empresa – incluindo os campos personalizados que foram
criados:
Para uma melhor
organização dos dados, clique no ícone de engrenagem acima dos campos e escolha
a opção Classificar de A a Z, para
que seja possível encontrar os campos de maneira mais rápida:
A partir daí, use sua criatividade
para atender as necessidades da sua empresa. Terminado seu relatório, bastará
publicá-lo no Project Online para que esteja disponível para os usuários da sua
empresa.
Meu
Dashboard inicial ficou assim, com aplicação de Slicers
e Linha do Tempo:
Considerações
Para
quem está iniciando o trabalho de Administração e/ou PMO utilizando o Project
Online, a criação de Relatórios e Dashboards é muito simples e intuitiva. Basta
alguns passos simples e, pronto, seu Dashboard está disponível. Porém, para
quem já tem experiência em versões anteriores, há alguns pontos importantes a
se considerar:
- Como dito no
início do post, não há mais acesso direto às tabelas do SQL. Sendo assim, há
uma significativa redução na flexibilidade de obtenção e manipulação dos dados,
uma vez que o feed OData entrega o que foi determinado pela Microsoft, sem
muita margem de manobra;
- Também não há
mais dados processados em Cubos;
- Dadas as
características das informações disponíveis no feed OData, os campos são
importados na sua grande maioria como texto, impedindo algumas ações muito
úteis que são passíveis de serem feitas quando se possui acesso direto às tabelas
SQL permite, como:
- Não é
possível a criação de campos calculados nas tabelas dinâmicas
- Não é
possível agrupar as datas nas tabelas dinâmicas (este um ponto muito interessante quando se
deseja saber, por exemplo, quando projetos foram iniciados/finalizados por ano)
- Os campos de
Baseline não estão disponíveis na tabela de Projetos. Desse modo, caso seja
necessário criar um relatório onde seja possível comparar o planejado com o
realizado, uma solução é criar relatórios através do PowerView (assunto a ser
abordado em um post futuro)
De qualquer maneira, a criação de Relatórios
e Dashboards no Project Online é um tema muito interessante. Se você está
começando a utilizar a plataforma, essa é a hora de colocar a mão na massa.
Um abraço e até a próxima J
