Olá pessoal,
Após uma relativa
pausa em virtude da alta demanda de trabalho nos últimos dois meses, volto a
escrever aqui no blog.
Hoje gostaria de
iniciar uma discussão extremamente importante, a qual muitos profissionais que
utilizam o Microsoft Project ainda possuem bastante dúvida: como utilizar o
software para gerenciar a disponibilidade dos recursos?
Ao iniciar a fase
de planejamento objetivando a execução de um novo projeto, uma das atividades
do gerente de projetos (ou dos membros do PMO) é identificar todas as funções,
papéis e responsabilidades que serão necessárias para entregar o empreendimento
de acordo com o escopo combinado. É sabido que um projeto possui múltiplas
alocações ao longo do tempo, as quais exigem constante observação, análise e
atuação do gerente de projetos para o controle e balanceamento entre a demanda
e capacidade dos recursos. Assim, é fundamental que o gerente de projetos, ao
longo da execução dos cronogramas sob sua responsabilidade, mantenha
atualizadas todas as informações sobre eventuais indisponibilidades na agenda
dos recursos, de modo que seja possível identificar qual o impacto dessa indisponibilidade
no cronograma e para que ações de decisão sejam tomadas com o objetivo de minimizar
os impactos causados.
Opções de gerenciamento de
disponibilidade
De maneira básica,
um gerente de projetos possui duas opções para gerenciar a disponibilidade dos
recursos no Microsoft Project: ele pode alterar seus períodos de
disponibilidade ou então alterar seu período útil (calendário).
Nos próximos
tópicos, veremos os prós e contras de cada uma das opções.
Antes de seguir em frente
Nos exemplos desde
post, você verá que estou utilizando funções (tais como Analista, Consultor,
Gerente de Projetos e etc.) ao invés de nomes. No mundo real, a
indisponibilidade na agenda não será do Analista ou do Gerente, mais sim dos
recursos que irão contribuir com o seu projeto, como Raphael, Guilherme ou
Renato. Portanto, os exemplos aqui utilizados são apenas ilustrativos.
Alterando a disponibilidade do
recurso
No Microsoft
Project, alterar o período de disponibilidade de um recurso significa informar
ao software que, dentro de um período específico, sua disponibilidade será
reduzida. Ao realizar essa alteração, será possível verificar que todas as
atividades atribuídas a este recurso no período determinado serão
automaticamente sinalizadas com o indicador de superalocação, uma vez que o
recurso não está disponivel neste período.
Veja o cronograma abaixo:
Ao observar o calendário do projeto, é possível identificar
que os dias não úteis para o período de execução do empreendimento também já
foram cadastrados:
Agora imagine que durante o período de 06 a 19 de Julho de
2015 o recurso ‘Consultor Funcional’ gozará de férias, e assim não terá
disponibilidade para executar as tarefas sob sua responsabilidade. Para cadastrar
no software essa indisponibilidade, navegue até a Planilha de Recursos. Em seguida, selecione o recurso desejado e
efetue duplo clique sob seu nome. A caixa de diálogo Informações do Recurso será apresentada, e nela você poderá
visualizar a seção Disponibilidade do
recurso:
Observer que, por padrão, o recurso selecionado possui
disponibilidade de 100% durante todo o tempo em que o projeto for executado.
Para modificar essa configuração de modo a atender a necessidade atual, efetue
os seguintes passos:
- No campo Disponível até, insira a data de
05/07/2015, que é a última data em que o recurso terá disponibilide de 100%
antes de sair de férias;
- Na linha seguinte,
no campo Disponível de, digite a
data 06/07/2015, que é a primeira data na qual o recurso estará indisponível.
Em Disponível até, digite a data de 19/07/2015,
que é a última data em que o recurso estará indisponível. Em Unidades, insira o valor de 0%,
representando assim a indisponibilidade do recurso dentro do período informado;
- Na linha seguinte, em Disponível
de, digite a data de 20/07/2015, que é data onde o recurso voltará a
trabalhar após o período de férias. Por fim, em Unidades, o valor a ser digitado será de 100%.
Para finalizar,
clique em OK.
Você irá perceber que, de maneira automática, o Microsoft
Project passará a sinalizar o recurso Consultor Funcional com o indicador de
superalocação:
Ao navegar entre os diferentes modos de exibição de recursos
(como Planejadorde Equipe ou Uso dos Recursos), você poderá identificar as tarefas e
períodos nos quais o recurso apresenta uma alocação maior que sua capacidade, e
assim poderá tomar as medidas necessárias para que este problema seja resolvido
(reatribuindo o trabalho deste recurso para outros recursos da equipe ou
reagendando o trabalho para quando o recurso retornar à sua capacidade normal):
Alterando o período útil do recurso
(calendário)
A segunda opção
oferecida pelo Microsoft Project para informar a indisponibilidade do recurso
em um determinado período é o cadastramento de um período não útil no seu
calendário. Caso você opte por este método, irá perceber que o software irá
mover automaticamente as tarefas afetadas pela indisponibilidade, reagendando o
trabalho para que coincida com o período onde o recurso esteja novamente disponível.
Para realizar o teste com esta opção, primeiramente remova
qualquer configuração previamente realizada na disponibilidade do recurso
(conforme tópico anterior). Em seguida, na Planilha de Recursos, efetue duplo
clique sobre o recurso e clique em Alterar
Período Útil:
Você passará a trabalhar nas configurações do calendário do
recurso selecionado. Na guia Exeções,
digite o nome do período personalizado (neste caso Férias) e em seguida defina
o período desejado:
Clique OK.
Observe agora que a tarefa atribuída para o Consultor
Funcional que possui prazos que se encontram dentro do período de férias, Preparação do Ambiente, teve sua data
de Término alterada (de 20/07/2015 para 31/07/2015):
Nesse sentido, ao
optar por alterar o calendário do recurso de modo a refletir o seu período de
indisponibilidade, você não terá problemas com superalocação – entretanto, não
será tão fácil perceber as alterações geradas no cronograma em virtude da
indisponibilidade do recurso.
Resumo geral
Resumindo as duas opções discutidas neste post, temos:
Agora que você já
conhece os dois métodos disponíveis, bem como seus prós e contras, basta
entender qual deles melhor se aplica às suas necessidades e colocar a mão na
massa!
Espero que tenha
achado o post útil J
Um abraço e até a
próxima!
